Hướng dẫn sử dụng One Babi

Đăng ký tài khoản cho trường

1. Vào trang chủ One Babi, bấm "Dùng miễn phí" (hoặc vào thẳng /register).
2. Điền tên trường/nhóm trẻ, tên cơ sở đầu tiên (có thể để trống, hệ thống tự đặt "Cơ sở chính"), họ tên người quản trị.
3. Nhập số điện thoại hoặc email — dùng để đăng nhập sau này (chỉ cần một trong hai).
4. Đặt mật khẩu, tick đồng ý Điều khoản sử dụng & Chính sách bảo mật, bấm "Tạo tài khoản miễn phí".
5. Hệ thống đưa thẳng vào ứng dụng — tài khoản vừa tạo là quản trị toàn trường (ADMIN).

Đăng nhập

1. Vào /login, nhập số điện thoại hoặc email cùng mật khẩu.
2. Quên mật khẩu: nhờ quản trị trường vào "Quản lý tài khoản" đặt lại mật khẩu mới cho bạn.

Làm quen với Tổng quan

1. Sau khi đăng nhập, trang Tổng quan cho thấy nhanh: số trẻ đang học, tỉ lệ có mặt hôm nay, tiến độ điểm danh/trả trẻ/chấm sữa/nhật ký, và lịch nghỉ sắp tới.
2. Bấm vào từng ô (Điểm danh, Trả trẻ, Chấm sữa, Nhật ký) để vào thẳng màn thao tác tương ứng.

Thiết lập ban đầu (dành cho quản trị)

1. Vào "Quản lý tài khoản" tạo lớp học và tài khoản cho giáo viên/bếp/kế toán.
2. Vào "Hồ sơ trẻ" → "Thêm trẻ" để nhập từng bé, hoặc dùng "Xuất danh sách (mẫu nhập khẩu)" rồi liên hệ để nhập hàng loạt.
3. Nếu có nhiều chi nhánh: vào "Cơ sở" để thêm các cơ sở khác trước khi tạo lớp/tài khoản riêng cho từng nơi.

Thêm hồ sơ trẻ mới

1. Vào "Hồ sơ trẻ" → "Thêm trẻ".
2. Điền họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp học; mã trẻ (vd MN00001) được đặt tự động.
3. Có thể bổ sung ngay: phụ huynh, dị ứng, người được phép đón, liên hệ khẩn cấp — hoặc để trống, bổ sung sau.

Sửa hồ sơ, đổi ảnh

1. Bấm "Xem" trên một trẻ để xem toàn bộ thông tin; bấm "Sửa" để chỉnh.
2. Bấm "Ảnh trẻ" để đổi ảnh đại diện nhanh mà không cần vào form sửa đầy đủ.

Xuất / nhập danh sách bằng Excel

1. Bấm "Xuất danh sách (mẫu nhập khẩu)" để tải file Excel — có thể lọc theo lớp trước khi xuất.
2. File này vừa dùng để in/lưu, vừa là mẫu chuẩn nếu muốn nhập lại hàng loạt (tải mẫu trống bằng cách thêm ?blank=1 vào đường link, hoặc liên hệ hỗ trợ).

Gửi phụ huynh tự cập nhật hồ sơ (link riêng từng trẻ)

1. Mở hồ sơ một trẻ → mục "Link cho phụ huynh tự cập nhật hồ sơ" → "Tạo link gửi phụ huynh".
2. Sao chép link, gửi cho đúng phụ huynh của bé (qua Zalo, tin nhắn…).
3. Phụ huynh mở link (không cần đăng nhập), tự điền SĐT bố/mẹ, ảnh, giấy khai sinh, địa chỉ, dị ứng, người đón.
4. Link có hiệu lực 24 giờ; thông tin gửi lên được cập nhật ngay vào hồ sơ (không cần duyệt).

💡 Vì gửi cho đúng 1 phụ huynh nên áp dụng ngay. Khác với link chung bên dưới — link chung phải qua duyệt.

Gửi 1 link chung cho toàn bộ phụ huynh

1. Ở trang "Hồ sơ trẻ", bấm "Link cập nhật hồ sơ chung" (chỉ quản trị toàn trường thấy nút này) → "Tạo link gửi phụ huynh".
2. Gửi link này cho tất cả phụ huynh trong trường — link có hiệu lực 7 ngày.
3. Phụ huynh gõ tên con (gợi ý hiện ra ngay), chọn đúng lớp/cơ sở của con (hiện chữ đỏ để tránh nhầm trẻ trùng tên), nhập đúng ngày sinh để xác nhận, rồi điền thông tin.
4. Thông tin phụ huynh gửi KHÔNG áp dụng ngay — vào hàng chờ ở mục "Hồ sơ chờ duyệt" để tránh nhập nhầm hoặc phá hoại dữ liệu.
5. Vào "Hồ sơ chờ duyệt", xem so sánh hồ sơ hiện tại với nội dung phụ huynh gửi, rồi bấm "Duyệt & cập nhật hồ sơ" hoặc "Từ chối".

Điểm danh hôm nay

1. Vào "Đón / Trả trẻ" → "Điểm danh hôm nay" (mặc định chỉ hiện trẻ chưa điểm danh).
2. Chạm vào từng trẻ để đổi trạng thái: có mặt, vắng, vắng có phép, đi muộn.

Xem/sửa theo bảng tháng

1. Vào "Bảng điểm danh" để xem cả tháng theo lớp, tiện đối chiếu và sửa nhanh nhiều ngày.

Trả trẻ

1. Vào "Trả trẻ" — danh sách trẻ đã điểm danh đến hiện sẵn người được phép đón.
2. Bấm chọn đúng người đến đón để chốt trả trẻ trong 1 lần chạm.
3. Nếu người đón không có trong danh sách, chọn "Người khác" — bắt buộc ghi lý do (và có thể chụp ảnh) để lưu vết.
4. Nhỡ tay chọn sai có thể "Hoàn tác" ngay sau đó.

Báo nghỉ phép cho trẻ

1. Tạo đơn nghỉ (từ ngày – đến ngày, lý do) để hệ thống tự đánh dấu vắng có phép trong khoảng thời gian đó.

Nhập sữa vào kho

1. Vào "Sữa học đường" → "Nhập sữa" để ghi số hộp nhập/xuất, hạn dùng, nhà cung cấp, số hoá đơn.

Chấm sữa hằng ngày

1. Vào "Chấm sữa" → chọn lớp/ngày → đánh dấu từng trẻ đã uống hay chưa.

Ghi nhật ký cho từng trẻ

1. Vào "Nhật ký ngày" — danh sách trẻ dạng thẻ, có bộ đếm "đã ghi X/Y" để biết còn ai chưa ghi.
2. Bấm vào một trẻ để mở trang ghi riêng: chọn nhanh bằng các nút bấm — tâm trạng, mức ăn, giấc ngủ trưa, số lần vệ sinh, dấu hiệu sức khoẻ (chọn được nhiều dấu hiệu).
3. Ô nhiệt độ chỉ hiện khi chọn dấu hiệu "Sốt". Có thêm 1 ô lời nhắn cho phụ huynh.
4. Bấm "Lưu nhật ký" ở cuối màn hình.

Khai báo món ăn

1. Vào "Món ăn" — mỗi món chỉ cần tên + ảnh. Định lượng nguyên liệu là phần tuỳ chọn, chỉ cần khi muốn phân tích khẩu phần dinh dưỡng.

Kho thực phẩm & nhà cung cấp

1. Vào "Kho & nhà cung cấp": khai báo thực phẩm (kcal, 4 nhóm chất, đơn giá), ghi phiếu nhập/xuất kho, quản lý danh mục nhà cung cấp.

Tạo bộ thực đơn dùng lại

1. Vào "Bộ thực đơn": ghép các món (lấy từ danh mục Món ăn) thành một bộ, chia rõ bữa trưa và bữa chiều.

Lên thực đơn tháng

1. Vào "Thực đơn tháng": gán một bộ thực đơn cho từng thứ trong tuần (thứ 2 → thứ 6) — mọi tuần trong tháng sẽ lặp lại theo đúng bộ đã gán.
2. Dùng nút sao chép từ tháng trước để lên thực đơn nhanh hơn.
3. Vào "In ấn" → "In thực đơn tuần" để in bảng thực đơn khổ ngang.

Phân tích khẩu phần

1. Vào "Phân tích khẩu phần": chọn món đã có định lượng cho một ngày, hệ thống tính calo và cân đối đạm/béo/bột đường. Bấm "chốt" để tự động trừ tồn kho theo số suất ăn (lấy từ điểm danh).

Kiểm thực 3 bước & lưu mẫu

1. Vào "Kiểm thực & lưu mẫu" để ghi sổ kiểm thực 3 bước (tiếp nhận, sơ chế, trước khi ăn) và lưu mẫu thức ăn 24 giờ theo quy định.

Khai báo biểu phí

1. Vào "Biểu phí" để khai báo các khoản thu: học phí, tiền ăn, trông muộn, dã ngoại… cùng mức thu và chu kỳ (theo tháng / theo ngày / một lần).

Thu học phí hàng tháng

1. Vào "Thu học phí" — bảng hiện toàn bộ học sinh × các khoản phí, cột màu xám là số tạm tính.
2. Bấm "Tính học phí tháng" để hệ thống tự lập hoá đơn hàng loạt: khoản theo tháng tính 1 lần, khoản theo ngày nhân với số ngày đi học thực tế, trông muộn tính theo giờ trả trẻ thực tế; khoản một lần thì thêm tay.
3. Bấm vào một dòng để phát hành hoá đơn hoặc ghi nhận đã thu tiền (kèm số phiếu thu).

Khoản chi

1. Vào "Khoản chi" để ghi các khoản trường chi ra: thực phẩm, lương, điện nước, vật tư, sửa chữa, thuê mặt bằng… Lọc theo tháng/nhóm để xem tổng.

Sổ khám sức khoẻ & biểu đồ tăng trưởng

1. Vào "Báo cáo" để ghi kết quả khám định kỳ (chiều cao, cân nặng) cho từng trẻ.
2. Hệ thống tự vẽ biểu đồ tăng trưởng so với dải tham chiếu WHO 2006.
3. Xuất Excel: sổ theo dõi nhóm trẻ, sổ khám sức khoẻ, danh sách nộp Phòng Giáo dục.

In các loại sổ sách

1. Vào "In ấn" — nơi gom tất cả mẫu in của hệ thống vào một chỗ.
2. Gồm: in hồ sơ trẻ, in điểm danh (bảng tháng, theo ngày, theo trẻ, hoặc Sổ điểm danh cả năm để viết tay), in chấm sữa, in thực đơn tuần.
3. Chọn lớp/khoảng thời gian cần in rồi dùng chức năng in của trình duyệt để in hoặc lưu PDF.

Tạo tài khoản nhân viên

1. Vào "Quản lý tài khoản" → tạo tài khoản cho giáo viên/bếp/kế toán, chọn vai trò và (nếu trường có nhiều cơ sở) chọn cơ sở làm việc.
2. Có thể đặt lại mật khẩu cho nhân viên bất cứ lúc nào ở đây.

Tạo lớp học

1. Tạo lớp, đặt tên độ tuổi, gán giáo viên phụ trách.

Thêm cơ sở

1. Vào "Cơ sở" → "Thêm cơ sở", đặt tên và địa chỉ. Mỗi cơ sở có lớp, học sinh, kho bếp, sổ sách riêng.

Chuyển đổi giữa các cơ sở

1. Quản trị toàn trường có ô chọn cơ sở ở đầu thanh bên — chọn "Tất cả cơ sở" để xem gộp, hoặc chọn 1 cơ sở cụ thể để làm việc riêng trong đó.
2. Tài khoản nhân viên được gán 1 cơ sở thì luôn chỉ thấy dữ liệu của cơ sở đó.

Xem gói đang dùng và hạn mức

1. Vào "Gói dịch vụ" để xem gói hiện tại, hạn dùng, số cơ sở/học sinh/tài khoản đã dùng so với hạn mức.

Nâng cấp / gia hạn

1. Chọn gói muốn đổi — nếu đang còn hạn, nâng lên gói cao hơn chỉ phải trả phần chênh lệch cho số ngày còn lại (ngày hết hạn giữ nguyên).
2. Tạo hoá đơn, chuyển khoản theo mã QR, gói được kích hoạt khi được xác nhận đã thu tiền.

Thông tin cá nhân

1. Vào "Cài đặt" → tab "Cá nhân" để đổi họ tên, email, số điện thoại, mật khẩu.

Thông tin trường

1. Tab "Trường học" (chỉ quản trị): tên trường, địa chỉ, hiệu trưởng, logo… — các thông tin này tự in vào đầu các file Excel xuất ra.

Sao lưu toàn bộ dữ liệu

1. Cuối tab "Trường học" có nút "Tải file sao lưu (.xlsx)".
2. Bấm để tải về 1 file Excel gồm khoảng 27 sheet: hồ sơ trẻ, phụ huynh, điểm danh, nhật ký, dinh dưỡng, sữa học đường, tài chính, tài khoản, lớp học…
3. Không giới hạn số lần tải, luôn xuất đủ mọi cơ sở của trường.

💡 Vì phần mềm miễn phí, đây là cách để trường luôn yên tâm — dữ liệu lúc nào cũng lấy ra được, kể cả khi ngừng dùng.